Chính sách quyền riêng tư

Văn bản này là bản dịch tham khảo từ nguyên bản tiếng Nhật. Trường hợp có sự khác biệt giữa bản dịch này và bản tiếng Nhật, bản tiếng Nhật sẽ được ưu tiên áp dụng.

ℹ️ Dịch vụ này hiện đang được cung cấp dưới dạng phiên bản Beta. Thông số kỹ thuật có thể thay đổi mà không cần thông báo trước. Chính sách này sẽ được sửa đổi khi dịch vụ chính thức được cung cấp hoặc khi hình thức kinh doanh thay đổi.

Ngày ban hành: ngày 25 tháng 7 năm 2026

Octopus Translator (sau đây gọi là "chúng tôi") quy định Chính sách quyền riêng tư dưới đây liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân của người dùng trong dịch vụ dịch thuật dành cho Discord "OctopusTranslator" (sau đây gọi là "Dịch vụ") do chúng tôi cung cấp.

1. Thông tin về đơn vị vận hành

2. Thông tin được thu thập

Dịch vụ thu thập các thông tin sau đây.

2.1 Thông tin liên quan đến tài khoản Discord

Khi đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị, chúng tôi thu thập các thông tin sau thông qua xác thực OAuth 2.0 của Discord. Phạm vi thu thập trên Discord được giới hạn ở identify (nhận dạng danh tính) và guilds (danh sách máy chủ tham gia).

• ID người dùng Discord
• Tên người dùng Discord
• Danh sách máy chủ Discord (guild) mà người dùng tham gia

2.2 Thông tin cài đặt máy chủ

• ID máy chủ Discord, tên máy chủ
• ID kênh, tên kênh, cài đặt ngôn ngữ theo từng kênh
• ID và tên người dùng Discord của người dùng được đăng ký làm quản trị viên
• Cài đặt tương ứng giữa liên kết mời và vai trò (role)

2.3 Nội dung do người dùng đăng tải

• Tiêu đề và nội dung được đăng trên biểu mẫu yêu cầu/báo cáo lỗi (Hộp yêu cầu - Request Box), cùng với ID và tên người dùng Discord của người đăng.

2.4 Thống kê sử dụng

• Số ký tự dịch và số lần dịch theo từng máy chủ (theo tháng và lũy kế)

※ Chỉ các giá trị số được lưu trữ dưới dạng thống kê. Nội dung tin nhắn đã dịch không được bao gồm.

2.5 Nhật ký truy cập và Cookie

• Địa chỉ IP, loại trình duyệt, ngày giờ truy cập, nguồn tham chiếu
• Cookie để duy trì phiên đăng nhập

3. Việc xử lý tin nhắn Discord

Phần này giải thích riêng về cách xử lý đối với chức năng dịch thuật, vốn là chức năng cốt lõi của Dịch vụ.

3.1 Không lưu trữ nội dung tin nhắn

Đối với cả dịch tự động, dịch bằng reaction và dịch bằng lệnh, chúng tôi không lưu trữ nội dung tin nhắn gốc cần dịch cũng như kết quả dịch vào cơ sở dữ liệu. Nội dung được xử lý tạm thời trên bộ nhớ (memory) để phục vụ quá trình dịch, và sẽ bị hủy sau khi xử lý hoàn tất.

Trong một khoảng thời gian nhất định, chúng tôi có thể lưu giữ bộ nhớ đệm (cache) trên bộ nhớ của máy chủ nhằm tránh việc dịch lại cùng một nội dung, tuy nhiên dữ liệu này không được lưu trữ vĩnh viễn và sẽ bị xóa khi máy chủ khởi động lại.

3.2 Loại bỏ mã định danh trước khi gửi

Nội dung tin nhắn Discord có thể chứa ID người dùng, ID vai trò (role), ID kênh dưới dạng đề cập (mention) (ví dụ: <@123456789012345678>).

Trước khi gửi đến công cụ dịch, Dịch vụ sẽ tự động thay thế các thông tin này bằng các ký hiệu giữ chỗ (placeholder) và khôi phục lại sau khi dịch xong. Do đó, các loại ID của Discord sẽ không bao giờ được gửi đến công cụ dịch.

Tương tự, URL, khối mã (code block), biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh (custom emoji) và dấu thời gian (timestamp) cũng được loại trừ khỏi đối tượng gửi đi.

3.3 Không ghi lại nội dung tin nhắn trong nhật ký

Nhật ký hoạt động của máy chủ chỉ ghi lại kết quả thành công/thất bại của việc dịch, số ký tự và mã ngôn ngữ; nội dung tin nhắn không được ghi lại.

3.4 Về chức năng dịch hình ảnh

Khi sử dụng chức năng dịch văn bản trong hình ảnh, chính dữ liệu hình ảnh sẽ được gửi đến dịch vụ bên ngoài (xem Chương 5) để nhận dạng ký tự. Vì hình ảnh có thể chứa họ tên, địa chỉ hoặc các thông tin khác, vui lòng không sử dụng chức năng dịch đối với hình ảnh có chứa thông tin nhạy cảm.

4. Mục đích sử dụng

Thông tin thu thập được sử dụng cho các mục đích sau đây.

1. Cung cấp, duy trì và cải thiện Dịch vụ
2. Xử lý các thắc mắc và yêu cầu từ người dùng
3. Nắm bắt tình trạng sử dụng và tính toán chi phí dựa trên mức độ sử dụng
4. Ngăn chặn hành vi sử dụng trái phép và đảm bảo an toàn cho Dịch vụ
5. Điều tra nguyên nhân khi xảy ra sự cố

Chúng tôi sẽ không sử dụng thông tin vượt quá phạm vi mục đích nêu trên.

5. Cung cấp cho dịch vụ bên ngoài

Dịch vụ sử dụng các dịch vụ bên ngoài sau đây để cung cấp các chức năng của mình. Vui lòng tham khảo Danh sách nhà thầu phụ xử lý dữ liệu để biết danh sách mới nhất.

5.1 Về việc cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài

Tất cả các bên nhận nêu trên đều đặt trụ sở ngoài lãnh thổ Nhật Bản (chủ yếu tại Hoa Kỳ). Việc cung cấp thông tin cho các bên này thuộc trường hợp "cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài" được quy định tại Điều 28 Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân của Nhật Bản.

Bằng việc sử dụng Dịch vụ, người dùng được xem là đã đồng ý với việc cung cấp thông tin nêu trên. Việc xử lý thông tin tại từng bên nhận sẽ tuân theo các quy định về quyền riêng tư do chính đơn vị đó công bố.

5.2 Việc xử lý tại Azure AI Translator

Microsoft công bố rằng đối với Azure AI Translator, văn bản được gửi đến sẽ không được lưu trữ vĩnh viễn và cũng không được sử dụng để huấn luyện mô hình học máy (chính sách No Trace). Chính sách này được áp dụng mặc định cho mọi hình thức sử dụng, không phân biệt miễn phí hay trả phí.

5.3 Về việc liên kết Google Calendar

Chức năng liên kết lịch đã ngừng cung cấp cho các máy chủ mới. Chức năng này chỉ tiếp tục khả dụng đối với một số máy chủ đã sử dụng từ trước khi ngừng cung cấp.

Đối với các máy chủ sử dụng chức năng này, thông tin sự kiện bao gồm ID người dùng Discord của người đăng sẽ được lưu trữ trên Google Calendar của Google LLC.

6. Cung cấp cho bên thứ ba

Ngoại trừ việc cung cấp cho các dịch vụ bên ngoài được nêu tại Chương 5, chúng tôi sẽ không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba, trừ các trường hợp sau đây.

1. Khi có sự đồng ý của chính người đó
2. Khi được yêu cầu theo quy định pháp luật
3. Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của con người và việc xin sự đồng ý của người đó gặp khó khăn
4. Khi cần hợp tác với cơ quan nhà nước v.v. để thực hiện các công việc theo quy định pháp luật

Chúng tôi sẽ không bán thông tin cá nhân cho bên thứ ba vì mục đích quảng cáo trong bất kỳ trường hợp nào.

7. Thời gian lưu trữ

Trường hợp Bot bị xóa khỏi máy chủ, thông tin cài đặt liên quan đến máy chủ đó sẽ bị xóa sau khi trải qua một khoảng thời gian nhất định. Nếu quý khách mong muốn xóa ngay lập tức, vui lòng liên hệ qua kênh liên hệ.

8. Quyền của người dùng

Người dùng có thể yêu cầu các nội dung sau đây đối với thông tin cá nhân của chính mình mà chúng tôi đang nắm giữ.

• Thông báo về mục đích sử dụng
• Công khai thông tin
• Đính chính, bổ sung, xóa nội dung
• Ngừng sử dụng, xóa bỏ
• Ngừng cung cấp cho bên thứ ba

Vui lòng liên hệ octopus.translator2@gmail.com để gửi yêu cầu. Để xác minh danh tính, chúng tôi có thể yêu cầu quý khách xác nhận ID người dùng Discord.

Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, chúng tôi sẽ xử lý yêu cầu trong vòng nguyên tắc là 2 tuần kể từ khi nhận được yêu cầu.

9. Biện pháp quản lý an toàn

Để ngăn ngừa rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân, chúng tôi thực hiện các biện pháp sau đây.

• Mã hóa truyền thông (HTTPS)
• Lưu trữ thông tin xác thực dưới dạng mã hóa (AES-256-GCM)
• Kiểm soát truy cập vào bảng điều khiển quản trị (ủy quyền thông qua quyền "Quản lý máy chủ" của Discord)
• Áp dụng biện pháp chống CSRF, giới hạn tần suất truy cập (rate limit) và tiêu đề bảo mật (security header)
• Tối thiểu hóa quyền truy cập

10. Về việc sử dụng bởi người chưa thành niên

Dịch vụ được cung cấp trên nền tảng Discord. Điều khoản sử dụng của Discord không cho phép người dưới 13 tuổi sử dụng, và Dịch vụ cũng áp dụng chính sách tương tự.

11. Thay đổi Chính sách này

Chính sách này có thể được thay đổi tùy theo việc sửa đổi pháp luật hoặc thay đổi nội dung của Dịch vụ. Trường hợp có thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trước trên trang web chính thức hoặc máy chủ Discord chính thức của Dịch vụ.

12. Liên hệ

Mọi thắc mắc liên quan đến Chính sách này, vui lòng liên hệ theo địa chỉ dưới đây.

octopus.translator2@gmail.com

Lịch sử sửa đổi